آشنایی با مراحل و اصول نوشتن نامه های رسمی به زبان انگلیسی
شاید فکر کنید نامه نوشتن به زبان انگلیسی آن هم به صورت رسمی، کار سخت و دشواری است که هرکسی از پس آن برنمی‌آید! شاید فکر کنید باید حتماً استاد زبان انگلیسی باشید تا بتوانید نامه رسمی بنویسید. اما باید بگوییم که این‌طور نیست. نوشتن نامه رسمی انگلیسی فقط اسمش غلط‌انداز است. ولی درواقعیت کار بسیار آسانی‌ست. فقط باید اصول آن را یاد بگیرید، همین! ما می‌خواهیم در این مقاله این اصول را به شما یاد بدهیم تا مثل آب خوردن نامه رسمی انگلیسی بنویسید و نیازتان را خیلی ساده برطرف کنید. پس تا آخر مقاله همراه ما بمانید که می‌خواهیم چند نمونه نامه رسمی انگلیسی را هم به شما نشان دهیم.
اصول نوشتن نامه رسمی انگلیسی
اول از همه باید بدانید که نامه اداری انگلیسی باید کاملاً ساده باشد. هرچه‌ساده‌تر بهتر. برای نوشتن این نامه باید کاملاً جدی باشید. شوخی و عبارت‌های غیر رسمی کار شما را خراب می‌کند. تمام جمله‌های خود را ساده بنویسید. آنقدر ساده که خیلی واضح منظور شما را به طرف مقابل برساند. اگر هنر نوشتن به زبان انگلیسی را بدانید، می‌توانید خیلی راحت یک نامه درست و تأثیرگذار بنویسید. اما اگر چیزی از این هنر نمی‌دانید و دوست دارید مهارت خود را در این زمینه بهتر کنید، مقاله آموزش رایتینگ زبان انگلیسی به مبتدیان را مطالعه کنید.
البته همه‌چیز به این بستگی دارد که گیرنده نامه کیست. دقت کنید که اسم گیرنده را درست بنویسید. اگر گیرنده شما یک آقا است باید Mr. را قبل از نام خانوادگی‌اش بگذارید و اگر یک خانم است، Ms. را قبل از نام خانوادگی‌اش قرار دهید. برای نوشتن اسم گیرنده از کلمه Dear استفاده کنید. حالا نمونه‌های زیر را ببینید:
Dear Mr. Jackson,
آقای جکسون عزیز
Dear Ms. White,
خانم وایت عزیز
یا می‌توانید از عبارت‌های زیر برای نوشتن نام گیرنده استفاده کنید. انتخاب بهترین عبارت بستگی به گیرنده شما دارد.
Dear Sir / Sirs,
آقای عزیز / آقایان عزیز
Dear Madam,
خانم عزیز
Dear Sir or Madam,
خانم یا آقای عزیز
شاید .Mrs را قبل از اسم خانم‌ها دیده‌باشید. این عبارت برای خانم‌های متأهل به کار می‌رود؛ اما بهتر است برای مورد خطاب قرار دادن خانم‌ها، به‌خصوص در نامه‌های انگلیسی امریکن، از همان .Ms استفاده کنید.
بیشتر بخوانید: آموزش نحوه نوشتن رزومه به انگلیسی
برای کامل شدن اطلاعات‌تان به چند نکته زیر دقت کنید:
- اگر شرایط نامه خیلی هم رسمی نیست و تاکنون چندین مکاتبه بین شما رد و بدل شده‌است، می‌توانید در ابتدا از اسم کوچک گیرنده هم استفاده کنید.
- عنوان Mr و Ms را قبل از نام کوچک افراد قرار ندهید.
- شاید دیده باشید که بعضی‌ها از عبارت To Whom It May Concern در ابتدای نامه استفاده می‌کنند. این عبارت کاملاً رسمی‌ست و زمانی به کار می‌رود که مسئول یک بخش مورد خطاب قرار می‌گیرد.
- می‌توانید به‌جای عبارت‌هایی که در قسمت بالا گفتیم، از عناوین شغلی هم استفاده کنید. اگر می‌خواهید یک مکاتبه درون سازمانی انجام دهید، این کار مرسوم‌تر است.
- می‌توانید کلمات یا عبارت‌های مهم را بولد کنید تا توجه گیرنده نامه را بیشتر به نکات مهم نامه جلب نمایید.
- فونت استاندارد برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی فونت Times New Roman با سایز ۱۲ است.
اصول نوشتن نامه اداری انگلیسی ، بخش مقدمه
پس از اینکه گیرنده را مورد خطاب قرار دادید، نوبت می‌رسد به یک احوالپرسی کاملاً رسمی که در اصل نشان‌دهنده ادای احترام است. برای نوشتن نامه اداری انگلیسی باید به این نکته توجه کنید که جمله‌های ابتدایی نامه، باید خیلی کوتاه و محترمانه باشد تا خواننده خیلی زود برود سر اصل مطلب. برای این منظور می‌توانید از جملات مختلفی استفاده کنید که در ادامه چند نمونه از آن را به شما نشان می‌دهیم:
- Thank you for taking the time to meet with me last week.
- I came across an ad for your company in The Star today.
- It was a pleasure meeting you at the conference last month.
- I appreciate your patience in waiting for a response.
- I hope you are enjoying a fine summer.
- Thank you for your kind letter of July 7th.
بد نیست که در این قسمت یک دید کلی به گیرنده بدهید و به او بگویید که هدف کلی شما از نوشتن نامه چیست. مثلاً می‌توانیم نامه خود را این‌گونه شروع کنیم:
Dear Mr. Jackson,
Thank you for taking the time to meet with me last week. I would like to follow up on our conversation and have a few question for you.
مراحل و فرمت نوشتن یک نامه رسمی انگلیسی ، بدنه اصلی نامه
خب حالا وقت آن رسیده که برویم سر اصل مطلب و نامه نویسی در انگلیسی را به‌طور کامل یاد بگیریم. برای نوشتن Body یا بدنه اصلی نامه، که بعد از مقدمه می‌آید، باید از اطلاعات اصلی نامه حرف بزنیم. این قسمت در حقیقت مهم‌ترین بخش نامه است که باید تا می‌توانیم آن را کوتاه بنویسیم و تا حد امکان این قسمت را در حد یک پاراگراف جمع کنیم.
اینجاست که هنر نویسندگی شما به دادتان می‌رسد. هرچه مهارت نوشتن‌تان قوی‌تر باشد، راحت‌تر از پس این بخش برمی‌آیید. اگر می‌خواهید متن‌های انگلیسی را خیلی راحت‌تر بنویسید، مقاله روش های یادگیری و تقویت مهارت writing را بخوانید.
دقت کنید که اگر نامه شما اخبار بدی را گزارش می‌دهد یا پیشنهاداتی را رد می‌کند، بهتر است آن را در همان پارگراف اول بیان نکنید و حرف خود را با کمک جملات زیر شروع کنید:
- After careful consideration we have decided…
- We regret to inform you…
- It is with great sadness that we…
بخش نهایی در نوشتن نامه رسمی انگلیسی
بخش آخر نامه را باید طوری بنویسید که خواننده احساس کند حرف‌های شما به‌طور کامل تمام شده‌است. اگر می‌خواهید چیزی را یاد‌آوری کنید، الان وقتش است که آن را بنویسید. اگر می‌خواهید اطلاعاتی از تماس شما در نامه قرار بگیرد، جای آن در پاراگراف آخر است.
در پاراگراف پایانی معمولاً یک فراخوان برای اقدام قرار می‌دهند و حرف‌های اصلی نامه را تمام می‌کنند. بهتر است به خواننده نشان دهید که مشتاق دیدار مجدد و ارتباط با او هستید. اینجاست که باید دست به دامان واژگان شوید تا جمله‌های تأثیرگذارتری بنویسید. اگر می‌خواهید دایره لغات خود را گسترش دهید، مقاله بهترین کتاب های یادگیری لغت زبان انگلیسی را بخوانید.
عبارات و اصطلاحات رایج در نگارش نامه رسمی انگلیسی
در ادامه چندین عبارت رایج را آورده‌ایم که معمولاً در بخش نهایی نامه اداری انگلیسی قرار می‌گیرد. به آن‌ها نگاه کنید و متناسب با خواسته خود، یک مورد را انتخاب نمایید.
- Feel free to contact me by phone or email.
- I appreciate any feedback you may have.
- If you need any further assistance please contact me.
- Enclosed you will find…
- For further details…
- If you require more information…
- I look forward to…
- Please respond at your earliest convenience.
- I should also remind you that the next board meeting is on July 8th.
- Thank you for taking this into consideration.
انتهای نامه رسمی انگلیسی
بعد از اینکه بخش نهایی نامه را نوشتید، باید با یک عبارت نامه را تمام کنید. در ادامه تعدادی از رایج‌ترین عبارت‌ها در این قسمت را آورده‌ایم. یکی از آن‌ها را انتخاب کنید و در انتهای نامه بگذارید. بعد از آن، نام کامل خود را قرار دهید. بهتر است اسم‌تان را با دست بنویسید (امضا کنید). البته اگر می‌خواهید ایمیل بفرستید، نیازی به انجام این کار نیست. به عبارت‌های زیر نگاه کنید:
- Best of luck,
- Best wishes,
- Thank you,
- Yours truly,
- Warm regards,
- Yours sincerely,
- Sincerely,
- Sincerely yours,
- All the best,
- Yours faithfully,
نکاتی که در نوشتن نامه رسمی انگلیسی باید رعایت کنید
اصول نامه نگاری انگلیسی اصلاً پیچیده نیست. فقط ممکن است بسته به موقعیت و گیرنده نامه، ساختار کلی آن، کمی تغییر کند. ما می‌خواهیم در این قسمت به چند نکته مهم اشاره کنیم که با رعایت کردن آن می‌توانید یک نامه بی‌نقص بنویسید. پس این نکات را با دقت بخوانید:
- اگر می‌خواهید نامه را ارسال کنید، باید آدرس گیرنده و فرستنده را روی آن بنویسید. شما آدرس خود را می‌نویسید تا گیرنده بتواند پاسخ نامه را برای‌تان ارسال کند. آدرس باید در قسمت بالای نامه قرار بگیرد.
- نامه شما باید تاریخ داشته باشد. معمولاً تاریخ را در قسمت پایین و راست نامه می‌نویسند. بعضی‌ها هم تاریخ نامه را سمت راست و پایین محل آدرس درج می‌کنند. بهتر است ماه را با کلمه بنویسید و نه با عدد مثل: Oct 21st 2019
- در نوشتن نامه اداری انگلیسی بهتر است از لحن مکالمه‌ای استفاده کنید. حرف‌تان را به‌صورت کلی نزنید و با خود خواننده به‌طور مستقیم صحبت کنید.
- از جملات معلوم یا active استفاده کنید و جملات مجهول را به کار نبرید.
- اگر می‌خواهید از خودتان حرف بزنید، از کلمه (I) به معنی «من» استفاده کنید و کلمه (we) را به کار نبرید.
- در استفاده از افعال مدال، آن‌هایی را استفاده کنید که مؤدبانه‌تر هستند. مثلاً به جای will از would استفاده کنید.
در آخر، برای اینکه در نوشتن جمله‌های نامه اشتباه نکنید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله اشتباهات رایج زبان انگلیسی را بخوانید.
چند نمونه نامه رسمی انگلیسی
در ادامه می‌خواهیم چند نمونه نامه رسمی انگلیسی را به شما نشان دهیم که اگر خواستید نامه‌ای را ایمیل کنید یا برای کسی بفرستید، با خیال راحت از آن‌ها به عنوان الگو استفاده نمایید.
| نمونه نامه رسمی انگلیسی برای درخواست کار |
| Dear Sir/Madam,
I am responding to your advertisement for nannies and au pairs that appeared in my local newspaper last Wednesday. I have always wanted to visit a foreign country and would love to have the experience of living in the United States for a while. I am willing to commit to an employment period of one year, as either a nanny or an au pair. I have done a great deal of baby-sitting, tending both my two younger brothers and the children of several neighbors. I can cook reasonably well and am hard-working and responsible. I have also certified in CPR and have done first aid training with the Red Cross. I have a driver’s license, though not, of course, in the US. I have enclosed a copy of my resume, as was requested in your ad, and look forward to hearing from you. Best wishes, ………. |
| نمونه یک نامه رسمی انگلیسی به دانشگاه |
| Dear Sir/Madam,
I’m an Iranian student spending the last months of my pre-university course, which like the previous courses, I anticipate to pass with high grades. I am enclosing herewith the translation of my diploma. What I would like to inquire about, firstly is whether there is any chance for me to study medicine at you university or not. And if there is, secondly would you please send me information enough regarding the necessary cases I should know as an overseas student, such as the needed duration to pass the course, the semestral tuition fee, accommodation, and so on? Best Regards, ………. Enc: the translation of diploma |
| نمونه نامه رسمی انگلیسی به استاد |
| Dear Dr. Smith,
I am applying to North Carolina State University for fall 2011 for MS in Physics. I have read few of your research publications on Pulsed, low-temperature supersonically cooled OH molecules. I have worked on a similar research project in my undergraduate involving OH molecules at hyper-state and below sub-degree level. I am interested in your research area and would like to know about research opportunities to work with you. Looking forward for your reply. Regards, ………. |
خلاصه‌ای از آنچه گفته شد…
همان‌طور که دیدید، ما در این مقاله طرز نوشتن نامه رسمی انگلیسی را به شما یاد دادیم. با رعایت اصولی که در این مقاله گفتیم، به‌راحتی می‌توانید یک نامه خوب بنویسید و منظور خود را به طرف مقابل برسانید. اما اگر هنوز هم سؤالی دارید، همین‌جا از ما بپرسید تا کارشناسان ما در انتشارات جنگل، به سؤالات شما پاسخ دهند.
