نحوه نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی

نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی نیاز به تخصص زیادی دارد. کسانی که انگلیسی را به‌صورت حرفه‌ای یاد می‌گیرند، معمولاً هدف‌شان ادامه تحصیل یا اشتغال در خارج از کشور است. بنابراین، یکی از چالش‌های این افراد مکاتبه یا نوشتن ایمیل است.

برای نوشتن ایمیل یا نامه‌نگاری، روش‌های گوناگونی وجود دارد؛ مثلاً نامه اداری با نامه دوستانه کاملاً متفاوت است. در این مقاله قصد داریم روش نوشتن نامه یا ایمیل به زبان انگلیسی را آموزش دهیم و شما را با نمونه‌های متنوع آن آشنا کنیم. پس تا انتهای این مقاله از انتشارات جنگل باشید.

آموزش نحوه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی قوانین ثابتی دارد، اما باید به مخاطب ایمیل توجه کنید. در حقیقت، مخاطب شما میزان رسمی‌ بودن کلمات در ایمیل را تعیین می‌کند. مثلاً برای نوشتن ایمیل به دانشگاه یا استاد، باید از لحنی نسبتاً رسمی استفاده کرد.

توجه به این نکته نیز مهم است که نوشتن ایمیل رسمی پیچیدگی‌های زبانی خاصی ندارد و باید همان‌گونه که رسمی صحبت می‌کنید، رسمی بنویسید.

در نظر داشته باشید که جملات و کلمات بسیار پیچیده، ایمیل شما را از حالت طبیعی خارج می‌کند. در ادامه مقاله، قسمت‌های گوناگون یک ایمیل رسمی انگلیسی را شرح داده‌ایم.

با سلام و احوال‌پرسی آغاز کنید

طبیعتاً هر نامه یا ایمیلی باید با سلام و احترام آغاز شود. برای شروع این نوع ایمیل، باید نام کامل مخاطب و عنوان شغلی او را بنویسید. اسم‌ها و عناوین باید بدون غلط تایپ شود. پس از نوشتن اسم و عنوان، از یک ویرگول استفاده کنید و برای ادامه ایمیل به خط بعدی بروید. مثلاً زمانی‌که نام شخص دریافت‌کننده را می‌دانیم این‌گونه می‌نویسیم:

Dear Mr. Williams.

اما وقتی نام دریافت‌کننده نامه را نمی‌دانیم باید به این روش بنویسیم:

To whom it may concern.

Dear administrator.

Dear Sir or Madam.

اگر بخواهیم نامه را برای یک استاد بنویسیم، بهتر است مانند نمونه زیر ایمیل را شروع کنیم. می‌توانیم نام و نام خانوادگی را با هم یا فقط نام خانوادگی او را بنویسیم:

Dear professor Harrington.

معرفی خود و هدف از نوشتن ایمیل

قدم بعدی معرفی خود و مشخص‌کردن هدف نوشتن نامه است. در نظر داشته باشید که نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی چندان سخت نیست، زیرا باید در ساده‌ترین حالت ممکن حرف خود را بزنید.

پس بدون حاشیه رفتن، اصل مطلب را بیان کنید. ابتدا نام خودتان را بنویسید و سپس در یک جمله کوتاه، همه ماجرا را خلاصه کنید. اگر ایمیل را در جواب ایمیل دیگری می‌نویسید، از دریافت آن ایمیل تشکر کنید. به نمونه‌های زیر توجه کنید:

متن پیام یا درخواست خود را بنویسید

بعد از آن‌که عبارت ابتدایی را نوشتید، باید متن درخواست، انتقاد و یا نکته‌ مورد نظر خود را عنوان کنید. توجه داشته باشید که این بخش نیز نباید طولانی شود. اگر متن اصلی ایمیل کوتاه و صریح نباشد، ممکن است گیرنده را گیج کند و باعث شود که او نکات اصلی را نادیده بگیرد.

برای ایمیل‌های طولانی‌تر، بهتر است بدنه ایمیل را متمرکز و منسجم بنویسید. بعد از نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی، چند بار آن را بخوانید و اشتباهاتش را تصحیح نمایید. متن ایمیل باید احساس خوبی در گیرنده ایجاد کند. بنابراین نباید ایمیل طولانی بنویسید. بکوشید منظور خود را به‌صورت مختصر، مفید و مؤدبانه بیان کنید.

بیشتر بخوانید: نحوه نوشتن نامه رسمی انگلیسی

از گیرنده ایمیل به دلیل توجه و همکاری تشکر کنید

قبل از آن‌که ایمیل خود را به پایان برسانید، بهتر است برای خواندن آن از مخاطب خود تشکر کنید. عبارت پایانی باید با متن اصلی ایمیل شما در ارتباط باشد. نمونه‌های زیر می‌تواند برای درک بهتر به شما کمک کند:

نوشتن عبارت خداحافظی و امضا

در پایان با یک عبارت مناسب و رسمی خداحافظی کنید. رسمی‌ترین عبارت‌هایی که در ایمیل‌های انگلیسی به‌کار می‌روند شامل موارد زیر هستند:

نمونه ایمیل رسمی انگلیسی

نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به شرکت برای ارائه خدمات:

Dear Mr Hampton,
Hello. I am Warren Bean, a sales representative for Eazy Peasy Print.
Thank you for your interest in our services.
The cost of printing for your staff calendars will be approximately $235.00. I have included a breakdown of the fees in the attached
document. Please let me know if you are interested in filling this order. We can ship the calendars to you by the end of next week.
If you have any further questions, don’t hesitate to ask. You can reach me by phone or email.
Sincerely,
Warren Bean

معنی فارسی متن ایمیل بالا:

جناب آقای همپتون،
سلام. من وارن بین هستم، نماینده فروش شرکت Eazy Peasy Print.
از شما به‌دلیل علاقه به خدمات‌مان متشکریم.
هزینه چاپ تقویم کارکنان شما تقریباً ۲۳۵ دلار خواهد بود. من تفکیک هزینه‌ها را در فایل پیوست ارسال کرده‌ام. لطفاً اگر مایل به تکمیل سفارش خود هستید، من را مطلع کنید. ما می‌توانیم تقویم‌ها را تا پایان هفته آینده برای شما ارسال کنیم.
اگر سؤال دیگری دارید، حتماً بپرسید و می‌توانید از طریق تلفن یا ایمیل با من تماس بگیرید.
ارادتمند شما،
وارن بین

نمونه ایمیل رسمی به انگلیسی برای استاد:

Dear Professor Johnson,
I am a student in your science class. I faced some difficulties with choosing a topic for my presentation. I would appreciate if I could meet you in university.
Please let me know if you are available to discuss about it this week.
Thank you in advance. I look forward to your kind reply.
Kindest regards,
Jack Smith

معنی فارسی متن ایمیل بالا:

جناب پروفسور جانسون،
من دانشجوی کلاس علوم شما هستم. در انتخاب موضوع برای ارائه خود با مشکلاتی روبه‌رو شدم. اگر بتوانم شما را در دانشگاه ببینم بسیار سپاسگزار می‌شوم.
لطفاً اگر برای این هفته در دسترس هستید، به من اطلاع دهید.
پیشاپیش از شما متشکرم و مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام،
جک اسمیت

نمونه ایمیل انگلیسی به دانشگاه برای پذیرش

To whom it may concern,
I am an Iranian student, passing my bachelor course in the English language, and expect to finish it by the end of this year.
What I would like to know about is if there is any chance for me to study science at your university or not.
If there is, would you please send me information regarding the necessary things I should know?
Regards,
Anne Lake

معنی فارسی متن ایمیل بالا:

عرض ادب به مسئولین مربوطه،
من یک دانشجوی ایرانی هستم که در حال گذراندن دوره کارشناسی خود را در رشته زبان انگلیسی هستم و تا پایان امسال به پایان می‌رسانم.
چیزی که می‌خواهم بدانم این است که آیا برای من امکان تحصیل در رشته تجربی دانشگاه شما وجود دارد یا خیر؟
اگر وجود دارد، لطفاً اطلاعاتی در مورد موارد ضروری که باید بدانم برای من ارسال کنید.
با احترام،
آنه لیک

نمونه ایمیل انگلیسی به نویسنده مقاله

Dear Mr. Williams,
I am a master student in medicine faculty. I had the opportunity to read your article on Advantages and Disadvantages of Antibiotics.
I found a great interest in this article. Since there are no similar studies in my country, I would appreciate if you share the article with me.
I will also share my study results with you after finishing my research.
Thank you in advance.
Best regards,
Jake Norman

معنی فارسی متن ایمیل بالا:

جناب آقای ویلیامز
من دانشجوی کارشناسی ارشد دانشکده پزشکی هستم و این فرصت را داشتم که مقاله شما در مورد مزایا و مضرات آنتی بیوتیک‌ها را مطالعه کنم.
من علاقه زیادی به این مقاله پیدا کردم. از آنجایی‌که هیچ مطالعه مشابهی در کشور من وجود ندارد، اگر مقاله را با من به اشتراک بگذارید، سپاس‌گزار خواهم بود.
من هم نتایج تحقیقاتم را پس از پایان آن با شما به اشتراک خواهم گذاشت.
پیشاپیش از شما متشکرم.
با احترام،
جیک نورمن

نمونه ایمیل رسمی درخواست کار به انگلیسی

Dear Manager,
I am seeking a position in your technical part. I would like to be a part of the department, but I am not sure if you have current opening.
I am a master holder of science in computer system from Ohio University. Recently, I have gained a great experience in computer software, because I have been a programmer trainee in the computer technology department.
Information of the courses are available in my attached resume.
If there is a position open at your department, please let me know.
Sincerely yours,
Mike Gerald

معنی فارسی متن ایمیل بالا:

مدیریت محترم،
من به دنبال یک موقعیت شغلی در بخش فنی شرکت شما هستم و می‌خواهم عضوی از شرکت شما باشم، اما مطمئن نیستم که در حال حاضر برای من شغلی هست یا خیر.
من کارشناسی ارشد علوم فنی سیستم کامپیوتری از دانشگاه اوهایو هستم. اخیراً تجربه بسیار خوبی در زمینه نرم افزارهای کامپیوتری کسب کرده‌ام، زیرا در بخش فناوری کامپیوتر کارآموز برنامه‌نویس بوده‌ام.
اطلاعات دوره‌های گذرانده شده در رزومه به پیوست موجود است.
اگر موقعیتی در شرکت شما برای من وجود دارد، لطفاً به من اطلاع دهید.
عرض ادب و احترام،
مایک جرالد

اجزای یک ایمیل رسمی انگلیسی

پیش از شروع به نوشتن نامه اداری به انگلیسی، لازم است ترتیب بخش‌های مختلف آن را مرور کنید و هر بخش را در جای خود بنویسید.

عنوان ایمیل

نوشتن عنوان در ایمیل رسمی انگلیسی مشخص می‌کند که نامه شما را چه کسی باید بخواند یا باید به کدام بخش از شرکت یا سازمان یا دانشگاه ارجاع داده شود. این عنوان باید خلاصه، کوتاه و عبارتی باشد که موضوع نامه شما را مشخص می‌کند.

به مثال‌های زیر توجه کنید:

نوشتن آدرس در ایمیل

نوشتن آدرس در ایمیل همیشه ضروری نیست، اما گاهی در نامه‌ها و درخواست‌های خیلی رسمی لازم است که نشانی، نشانی اینترنتی، تلفن و تاریخ ارسال نامه را در بالا و سمت چپ نامه رسمی به انگلیسی قید کنید.

نمونه نوشتن آدرس در ایمیل را مشاهده کنید:

Ali Ramezani
4th Floor, No. 64 Laleh Street, Azar alley
Keshavarz Blvd
TEHRAN, IRAN

سلام و عرض ادب

همان‌گونه که قبلاً اشاره شد، با توجه به نوع رابطه شما با دریافت‌کننده ایمیل، بهتر است در آغاز ایمیل این عبارت‌ها را بنویسید:

Dear Mr. Brown
Dear Ms. White
Dear Sir
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam
Gentlemen

متن اصلی پیام

متن اصلی پیام می‌تواند شامل هر پیام یا محتوایی باشد، یعنی باید هدف اصلی از نوشتن ایمیل به‌طور خلاصه در این قسمت نوشته شود.

به این جملات دقت کنید:

عبارت پایانی

عبارت‌های پایانی باید متناسب با مخاطب هر ایمیل نوشته شود. با توجه به میزان صمیمیت یا هدف‌ نوشتن ایمیل، می‌توان یکی از عبارت‌های رایج زیر را پیش از امضا برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی استفاده نمود:

امضا

در انتهای ایمیل رسمی انگلیسی باید اسم و فامیل خود را بنویسید و بعد از گذاشتن یک ویرگول به خط بعدی بروید. در آخرین خط نیز، باید موقعیت شغلی یا عنوان اجتماعی خود را (در صورتی‌که چنین عنوانی دارید) بیان کنید. در غیر این صورت، پس از نوشتن نام و نام خانوادگی، ایمیل شما تمام می‌شود.

مطالعه بیشتر: نوشتن رزومه انگلیسی

نحوه نوشتن ایمیل دوستانه و غیررسمی انگلیسی

روش نوشتن ایمیل غیررسمی به انگلیسی مانند ایمیل رسمی است. تنها تفاوت آن‌ها این است که می‌توانید از عباراتی صمیمانه‌تر و دوستانه‌تر استفاده کنید. نحوه نوشتن آن هم به شیوه صحبت کردن در زبان انگلیسی بسیار نزدیک‌تر است.

بنابراین، اگرچه لازم است که گرامر و درست نوشتن را رعایت کنید، اما هیچ نیازی به استفاده از عبارت‌های پیچیده و رسمی نیست. در این‌جا، قسمت‌های مختلف این ایمیل‌ها را شرح می‌دهیم تا با روش نوشتن ایمیل دوستانه و غیررسمی انگلیسی، کاملاً آشنا شوید.

شروع نامه با احوال‌پرسی صمیمانه

در بخش اول، می‌توانید به‌سادگی اسم دوست خود را بنویسید و سلام کنید. اگرچه از نظر نگارشی باید پس از سلام دوستانه ویرگول بگذارید، اما نیازی نیست این دو خط را از هم جدا کنید. می‌توانید ایمیل خود را با این عبارت‌های دوستانه آغاز کنید:

Hey Adam,
Hi guys,
Hello ladies,
Hi everyone,

نوشتن متن پیام

پس از نوشتن سلام دوستانه، می‌توانید مستقیماً پیام خود را بگویید. در این قسمت هم می‌توانید همان‌طور که به انگلیسی صحبت می‌کنید، ایمیل خود را بدون استفاده از عبارت‌های رسمی و مؤدبانه بنویسید، اما فراموش نکنید که غلط املایی در نوشتن ایمیل غیر رسمی به انگلیسی هم مناسب نیست.

نوشتن یک نامه بدون غلط، نشان‌دهنده احترام و توجه شما نسبت به طرف مقابل است. پس حتی وقتی برای دوستان خود هم ایمیل می‌فرستید، متن آن را چندبار بخوانید.

پایان ایمیل و خداحافظی

در پایان نوشتن ایمیل دوستانه به زبان انگلیسی می‌توانید از عبارت‌های صمیمانه‌تری برای خداحافظی استفاده کنید. این عبارت‌ها نیز برای اشخاص گوناگون متفاوت هستند. مثلاً اگر مخاطب شما همسر یا دوست بسیار صمیمی شماست، می‌توانید از عبارت‌های with love یا عبارت خلاصه‌شده Best استفاده کنید.

برای انتهای نامه یا ایمیل به دوستان، Yours یا Thanks مناسب هستند. اگر با والدین یا اقوام مکاتبه می‌کنید و در عین صمیمیت باید محترمانه حرف بزنید، از عبارت‌های Best wishes یا Thankfully استفاده کنید. در پایان این عبارت‌ها ویرگول بگذارید و برای نوشتن نام و امضای خود، به خط بعدی بروید.

امضا

در پایان ایمیل دوستانه، فقط می‌توانید نام خود را اضافه کنید. به‌خاطر داشته باشید چه ایمیل شما رسمی و اداری باشد و چه غیررسمی و دوستانه، عبارت پایانی و نام شما باید در سمت چپ پایین نامه نوشته شود.

نمونه ایمیل انگلیسی به دوست

در این بخش، طرز نوشتن ایمیل غیررسمی به انگلیسی به کمک مثال نشان داده شده‌است.

متن انگلیسی نمونه اول ایمیل به دوست:

Hey Karen,
I want to remind you that the book club is at my house tonight. The book is “Falling Down Easily” by Lucie McQueen. I hope you loved it as much as I did.
Here is my address: 22 Greene Lane. There is a parking on the street. Come any time after 8 pm.
Cheers,
Liv

ترجمه فارسی نمونه اول ایمیل به دوست:

سلام کارن،
خواستم یادآوری کنم که امشب باشگاه کتاب در خانه من است. اسم کتاب « Falling Down Easily» نوشته لوسی مک کوئین است. امیدوارم تو هم مثل من دوستش داشته باشی.
آدرس من: گرین لین ۲۲. یک پارکینگ در خیابان وجود دارد. بعد از ساعت ۸ شب بیا.
سپاس،
لیو

متن انگلیسی نمونه دوم ایمیل به دوست:

Hi Jack,
How is it going?
How’re your parents? And what about your sister, Sally?
Thanks a lot for sending me the gifts. They’re great!
Unfortunately, I couldn’t come to meet you in your town, because I was so busy at work.
Would you please send me some photos of your family? I miss you all so much.
All the best,
Sarah

ترجمه فارسی نمونه دوم ایمیل به دوست:

سلام جک،
حالت چطوره؟
پدر و مادرت خوبن؟ و همین‌طور خواهرت سالی؟
هدایایی که برایم فرستادی همگی عالی هستند. خیلی ممنونم.
متأسفانه نتوانستم برای دیدنت بیایم، چون خیلی کار داشتم.
اگر میتوانی چند عکس از خانواده برایم بفرست. دلم برای همگی تنگ شده‌است.
با آرزوی بهترین‌ها،
سارا

بیشتر بخوانید: چگونه املا زبان را یاد بگیریم؟

اصطلاحات مربوط به ایمیل

در این قسمت، تعدادی از اصطلاحات رایج را به شما معرفی می‌کنیم تا بتوانید از هر اصطلاح و عبارت در جای مناسب خود استفاده کنید.

تعارفات و احوال‌پرسی‌های رایج ابتدای ایمیل

برای شروع یک ایمیل رسمی به انگلیسی می‌توان به‌سادگی از عبارت‌های زیر استفاده کرد:

Hello (سلام)

Good morning (صبح به‌خیر)

Good afternoon (بعدازظهر به‌خیر)

Good evening (عصر به‌خیر)

ممکن است بخواهید این سلام را با یک تعارف رسمی مانند I am pleased to write to you (از این‌که برای شما می‌نویسم خوشبختم) بیان کنید، یا مثلاً بگویید:

I am proud of having the chance to contact you.

مفتخرم که فرصت مکاتبه با شما را دارم.

عبارات مناسب برای شروع ایمیل

اکنون دیگر آماده نوشتن متن اصلی ایمیل انگلیسی هستید. برای اینکار، عبارت‌های زیر به شما کمک می‌کند:

اصطلاحات مربوط به بیان درخواست در ایمیل

اگر قصد شما از نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی مطرح‌کردن درخواستی است، بهتر است که درخواست خود را با لحن و کلمات مناسب بیان کنید.

به عبارات زیر توجه کنید:

اعلام موافقت و پذیرش درخواست

اگر می‌خواهید خبر خوبی را در ایمیل بگویید یا با پیشنهاد و درخواستی که قبلاً مطرح شده موافقت کنید، جملات زیر شروع خوبی برای این منظور است:

اعلام عدم پذیرش و رد درخواست

اگر می‌خواهید با نوشتن ایمیل انگلیسی به کسی خبر بدهید که با درخواست او موافقت نشده، می‌توانید متن خود را با این جمله‌ها شروع کنید.

بیان گله و شکایت

ممکن است ایمیل شما به‌منظور اعتراض یا شکایت به جای خاصی نوشته شود. در این مورد هم دانستن اصطلاح‌ها و عبارت‌های درست و مؤدبانه که در زبان انگلیسی به‌کار می‌رود، کاملاً ضروری است. به جمله‌های زیر توجه کنید:

بیان عذرخواهی

اگر می‌خواهید به یک ایمیل انگلیسی که حاوی اعتراض یا شکایت است پاسخ بدهید، باید متن خود را با چنین جملاتی آغاز کنید:

پیوست کردن فایل و اسناد مرتبط

اکثر ایمیل‌های رسمی انگلیسی شامل فایل‌هایی هستند که به آن ایمیل پیوست شده‌ است. در برخی از ایمیل‌ها نیاز به بارگذاری فایل است. بنابراین، آن فایل مورد نیاز را بارگذاری می‌کنیم و درباره آن به دریافت‌کننده ایمیل اطلاع می‌دهیم. به مثال زیر توجه کنید:

بیان تشکر

این بخش زمانی استفاده می‌شود که مثلاً یک مشتری یا متقاضی با شرکت شما تماس گرفته یا درباره خدمات شما به اطلاعاتی نیاز دارد. برای این کار باید از عبارت Thank you for contacting us (ممنون که با ما تماس گرفتید) استفاده کنید.

اما اگر مشتری نبود و برای یک نفر ایمیلی فرستادید و او به شما پاسخ داد، از یکی از این دو عبارت زیر استفاده کنید:

خداحافظی و امیدواری به ارتباطات آینده

اگر ایمیل خود را یک مکاتبه ادامه‌دار در نظر بگیرید و می‌خواهید درخواست نامه را بعداً پیگیری کنید یا منتظر پاسخی از مخاطب ایمیل‌ هستید، نوشتن این عبارت‌ها توصیه می‌شود:

کلام پایانی

در این مقاله سعی کردیم شما را با انواع ایمیل‌های رسمی و غیررسمی یا دوستانه در زبان انگلیسی آشنا کنیم. در ادامه قسمت‌های مختلف و روش نوشتن ایمیل را بررسی کردیم و با مثال‌های گوناگون، درک آن را آسان‌تر نمودیم.

این نکته را هم در نظر داشته باشید که اگر در زبان انگلیسی به‌اندازه کافی مهارت داشته باشید، می‌توانید به‌راحتی ایمیل و نامه بنویسید و در مواقع ضروری نیازهای خود را برطرف کنید.

پس بهتر است طبق یک برنامه‌ریزی منظم، مهارت‌های چهارگانه‌ای راکه در آن‌ها ضعیف هستید، بشناسید و سپس در راستای از بین بردن نقاط ضعف خود قدم بردارید. منتظر نظرات ارزشمند شما هستیم.