نحوه نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی

0 1
  • تاریخ : ۱۴۰۰/۹/۲۷
امتیاز دهید
امتیاز 4.57 تعداد رای 3

نحوه نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی

با خواندن این مقاله با زیروبم نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی آشنا می‌شوید.

کسانی که انگلیسی را به‌صورت حرفه‌ای یاد می‌گیرند، معمولاً هدف‌شان ادامه تحصیل یا اشتغال در خارج از کشور است. بنابراین، یکی از چالش‌های این افراد مکاتبه و نوشتن ایمیل است. برای این‌که طرز نوشتن ایمیل به انگلیسی را درست یاد بگیریم، لازم است ابتدا چند قانون کلی را بیاموزیم. در زبان انگلیسی هم مثل هر زبان دیگری لحن‌های گوناگونی برای نامه‌نگاری وجود دارد؛ مثلاً لحن نامه اداری با لحن نامه دوستانه کاملاً متفاوت است. در این مقاله می‌خواهیم هرچه را که نیاز دارید درباره چگونگی نوشتن ایمیل به انگلیسی بدانید، به ساده‌ترین حالت ممکن به شما بگوییم تا یکبار برای همیشه آن را یاد بگیرید. پس تا آخر همراه انتشارات جنگل باشید.  

چگونگی نوشتن نامه رسمی به انگلیسی

نوشتن ایمیل به انگلیسی قوانین ثابتی دارد؛ با این تفاوت که باید حواس‌تان به مخاطب ایمیل باشد. درواقع مخاطب شما لحن کلام و میزان رسمی بودن کلمات را در ایمیل‌تان مشخص می‌کند. مثلا برای نوشتن ایمیل به دانشگاه یا استاد، از لحنی نسبتاً رسمی استفاده کنید. این نکته را نیز در نظر بگیرید که نوشتن نامه رسمی پیچیدگی‌های زبانی خاصی ندارد. به عبارت دیگر باید همان‌طور که رسمی صحبت می‌کنید، رسمی بنویسید. عبارت‌های خشک و بیش از حد پیچیده نامه شما را از حالت طبیعی خارج می‌کند. بنابراین، از به‌کاربردن چنین لحنی پرهیز کنید. در ادامه بخش‌های گوناگون یک نامه رسمی را به‌طور جداگانه برای شما توضیح می‌دهیم.

نوشتن ایمیل به انگلیسی

با سلام و احوالپرسی شروع کنید

طبیعتاً هر نامه یا ایمیلی باید با سلام و احترام آغاز شود. در شروع نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی نام کامل فرد و عنوان شغلی او را باید بنویسید. اسم‌ها و عنوان‌ها باید بدون غلط تایپ شود. پس از نوشتن اسم و عنوان، از یک ویرگول استفاده کنید و برای ادامه نامه به خط بعدی بروید. مثلا زمانی که نام شخص دریافت‌کننده را می‌دانیم می‌گوییم:

Dear Mr. Williams,

وقتی که نام دریافت کننده نامه را نمی‌دانیم و شخص مسئول را مورد خطاب قرار می دهیم، این‌گونه شروع می‌کنیم:

To whom it may concern,

Dear adminiatrator,

Dear Sir or Madam,

وقتی که نامه را برای یک استاد می‌نویسیم، بهتر است مانند نمونه زیر ایمیل را شروع کنیم. می‌توانیم نام و نام خانوادگی را با هم بنویسیم یا تنها نام خانوادگی او را بگوییم.

 

Dear professor Harrington,

معرفی خود و هدف از نوشتن ایمیل

اکنون باید خود را معرفی کنید و هدف‌تان را از نوشتن ایمیل بگویید. فراموش نکنید که نوشتن نامه اداری انگلیسی چندان سخت نیست، چون باید در ساده‌ترین حالت ممکن حرف خود را بزنید. پس زود بروید سر اصل مطلب. ابتدا نام خودتان را بنویسید و سپس در یک جمله کوتاه، همه ماجرا را خلاصه کنید. اگر ایمیل را در جواب ایمیل دیگری می‌نویسید، از دریافت آن ایمیل تشکر کنید. چند نمونه زیر را بببینید:

Thanks for your email this morning. I am writing to you in connection with...

بابت ایمیل امروز صبح شما متشکرم؛ برای شما در ارتباط با... می‌نویسم.

Thanks for your call this morning. I’m writing to ask…

از تماس امروز صبح شما ممنونم. [این ایمیل را] برای شما می‌نویسم تا بپرسم...

Thank you for your prompt reply. I’m writing (to you) because I have just found out that…

از پاسخ سریع شما ممنونم. [این ایمیل را برای شما] می‌نویسم زیرا همین حالا فهمیدم که...


بیشتر بخوانید: نحوه نوشتن نامه رسمی انگلیسی


متن پیام یا درخواست خود را بنویسید

حال می‌توانید اصل پیام یا متن اصلی ایمیل انگلیسی خود را بنویسید. پس از این‌که عبارت ابتدایی را نوشتید، باید سراغ متن اصلی درخواست، انتقاد یا نکته‌ای که می‌خواهید بگویید، بروید. توجه داشته‌باشید که این بخش هم نباید طولانی شود. اگر متن اصلی ایمیل کوتاه و صریح نباشد، ممکن است گیرنده را گیج کند و باعث شود که او نکات اصلی را نبیند. برای ایمیل‌های بلندتر بهتر است بدنه ایمیل را متمرکز و منسجم بنویسید. بعد از نوشتن، چند بار آن را بخوانید و اشکال‌هایش را تصحیح نمایید. متن ایمیل باید احساس خوشایندی در گیرنده ایجاد کند. قبل از این‌که آموزش نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی را تمرین کنید باید بدانید که زیاده‌گویی کار شما را خراب می‌کند. پس حرف خود را به‌صورت مختصر مفید، و البته مودبانه بنویسید.

<

  آموزش نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی

از آن ها برای توجه و همکاری تشکر کنید

پیش از آن‌که ایمیل خود را به پایان برسانید، بهتر است که برای خواندن آن از مخاطب خود تشکر کنید. یعنی بهتر است پس از نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی حرف‌های خود را به این صورت تمام کنید. این عبارت پایانی باید کاملاً با متن اصلی ایمیل شما در ارتباط است. نمونه‌های زیر می تواند برای درک بهتر این بخش به شما کمک کند: 

Thank you for your patience and cooperation.

از صبر و همکاری شما سپاسگزارم.

I look forward to hearing from you.

منتظر پاسخ شما هستم.

نوشتن عبارت خداحافظی و امضا

در پایان با یک عبارت مناسب و رسمی خداحافظی کنید. رسمی‌ترین عبارت‌هایی که در چنین ایمیل‌هایی به‌کار می‌روند عبارتند از:

Yours sincerely

ارادتمند شما

Respectfully

با احترام

Kindest regards

 با مهر و احترام

نمونه ایمیل رسمی انگلیسی

در این قسمت می‌توانید ‌نمونه نوشتن ایمیل به انگلیسی را با تمام جزئیات ببینید:

Dear Mr Hampton,

Hello. I am Warren Bean, a sales representative for Eazy Peasy Print.

Thank you for your interest in our services.

The cost of printing for your staff calendars will be approximately $235.00. I have included a breakdown of the fees in the attached document. Please let me know if you are interested in filling this order. We can ship the calendars to you by the end of next week.

If you have any further questions, don’t hesitate to ask. You can reach me by phone or email.

 

Sincerely,

Warren Bean

نحوه نوشتن ایمیل دوستانه و غیررسمی انگلیسی

نوشتن ایمیل غیررسمی به انگلیسی درست مانند ایمیل رسمی است. تنها تفاوت در این است که می‌توانید از عباراتی صمیمانه‌تر و دوستانه‌تر استفاده کنید. نحوه نوشتنش هم به شیوه صحبت کردن در زبان انگلیسی بسیار نزدیک‌تر است. بنابراین، اگرچه لازم است که گرامر و درست نوشتن را رعایت کنید، اما هیچ نیازی به استفاده از عبارت‌های چندان پیچیده و مودبانه نیست. خیلی ساده بگوییم که نوشتن نامه به یک دوست با نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی به دانشگاه برای درخواست ادامه تحصیل، کاملاً فرق دارد. ما هر قسمت از چنین ایمیل‌هایی را به شما توضیح می‌دهیم تا با خواندن این قسمت، به راحتی یک ایمیل دوستانه بنویسید.

  نوشتن نامه اداری انگلیسی


مطالعه بیشتر: نوشتن رزومه انگلیسی


شروع نامه با احوالپرسی صمیمانه

در این قسمت می‌توانید به‌سادگی اسم دوست خود را بنویسید و سلام کنید. اگرچه از نظر دستوری و نگارشی درست این است که پس از این سلام دوستانه ویرگول بگذارید، اما لازم نیست این دو خط را از هم جدا کنید. می‌توانید ایمیل خود را با این عبارت‌های دوستانه آغاز کنید:

Hey Adam,

Hi guys,

Hello ladies,

Hi everyone,

نوشتن متن پیام

پس از نوشتن سلام و احوالپرسی دوستانه، می‌توانید مستقیماً سراغ متن پیام خود بروید. در این بخش هم می‌توانید همان‌طور که به انگلیسی صحبت می‌کنید، ایمیل خود را بدون استفاده از عبارت‌های رسمی و مودبانه پیش ببرید. اما فراموش نکنید که داشتن غلط املایی در نوشتن ایمیل غیر رسمی به انگلیسی  نیز مناسب نیست. نوشتن یک نامه بدون غلط نشان‌دهنده احترام و توجه شما نسبت به طرف مقابل است. پس حتی وقتی به دوستان خود هم ایمیل می‌دهید، متن آن را چندبار بخوانید.

پایان ایمیل و خداحافظی

در پایان نوشتن ایمیل دوستانه به زبان انگلیسی می‌توانید از عبارت‌های صمیمانه‌تری برای خداحافظی استفاده کنید. این عبارت‌ها نیز برای اشخاص گوناگون متفاوت هستند. مثلاً اگر مخاطب شما همسر یا دوست بسیار صمیمی شماست، می‌توانید از عبارت‌های with love یا عبارت خلاصه‌شده Best استفاده کنید. برای تمام کردن نامه یا ایمیل دوستان‌تان Yours یا Thanks مناسب هستند. اگر با والدین یا اقوام مکاتبه می‌کنید و در عین صمیمیت باید محترمانه حرف بزنید، از عبارت‌های Best wishes یا Thankfully استفاده کنید. در پایان این عبارت‌ها ویرگول بگذارید و برای نوشتن نام و امضای خود، به خط بعدی بروید.

امضا

در آخر ایمیل دوستانه، تنها می‌توانید نام خود را اضافه کنید. فراموش نکنید که چه ایمیل شما رسمی و اداری باشد و چه غیررسمی و دوستانه، عبارت پایانی و نام شما باید در سمت چپ پایین نامه نوشته شود و به‌اصطلاح چپ‌چین شود.

  نوشتن ایمیل دوستانه به زبان انگلیسی

نمونه نامه دوستانه انگلیسی

در این قسمت می‌توانید طریقه نوشتن ایمیل غیر رسمی به انگلیسی را به کمک مثال ببینید:

Hey Karen,

I want to remind you that the book club is at my house tonight. The book is “Falling Down Easily” by Lucie McQueen. I hope you loved it as much as I did.

 

Here is my address: 22 Greene Lane. There is a parking on the street. Come any time after 8 pm.

 

Cheers,

Liv

قسمت های مختلف یک ایمیل رسمی انگلیسی

پیش از شروع به نوشتن نامه اداری به انگلیسی، لازم است ترتیب بخش‌های مختلف آن را مرور کنید و هر بخش را در جای خود بنویسید. البته تا زمانی‌که روی تقویت مهارت رایتینگ زبان انگلیسی تمرکز نکنید، نمی‌توانید یک ایمیل درست و بدون غلط بنویسید. در این بخش، ما هر قسمت یک ایمیل رسمی را به‌طور جداگانه ذکر می‌کنیم تا هروقت که لازم شد بتوانید به این مطلب مراجعه و آن را مرور کنید.

عنوان

در ایمیل‌های رسمی، به‌هیچ وجه نوشتن عنوان ایمیل را فراموش نکنید. نوشتن ایمیل مشخص می‌کند که نامه شما را چه کسی باید بخواند یا باید به کدام بخش از شرکت یا سازمان یا دانشگاه ارجاع داده شود. عنوان ایمیل معمولاً خلاصه‌ترین و کوتاه‌ترین عبارتی است که موضوع نامه شما را مشخص می‌کند. مثال‌های زیر را در نظر بگیرید:

Upcoming Meeting

Required doctor’s visit: December 5th, 10;30

Asking for the job position needed


آدرس

برای این‌که مراحل آموزش نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی را کامل کنید، بهتر است همین ابتدا بدانید که نوشتن آدرس در ایمیل همیشه ضروری نیست؛ اما گاهی در نامه‌ها و درخواست‌های خیلی رسمی لازم است که نشانی، نشانی اینترنتی، تلفن و تاریخ ارسال نامه را در بالا و سمت چپ نامه قید کنید. مثال زیر را ببینید:

Ali Ramezani

4th Floor, No. 64 Laleh Street, Azar alley

Keshavarz Blvd

TEHRAN, IRAN


سلام و عرض ادب

با توجه به نوع رابطه شما با دریافت‌کننده ایمیل، بهتر است در آغاز ایمیل این عبارت‌ها را بنویسید:

Dear Mr. Brown

Dear Ms. White

Dear Sir

Dear Sirs

Dear Madam

Dear Sir or Madam

Gentlemen


متن اصلی پیام

متن اصلی پیام می‌تواند شامل هر پیام یا محتوایی باشد. در کل باید هدف اصلی‌تان از نوشتن ایمیل به‌طور خلاصه در این قسمت نوشته شود. از جملات زیر می‌توانید برای نوشتن این بخش کمک بگیرید:

In order to [do something], we would need to [do something else].

به منظور (انجام چیزی) ما نیاز داریم که (چیز دیگری) را انجام دهیم.

Here are the details on...

جزییات ... تقدیم می‌شود.


عبارت پایانی

عبارت‌های پایانی معمولاً متناسب با مخاطب هر ایمیل در نظر گرفته می‌شود. با توجه به میزان صمیمیت یا هدف‌تان از نوشتن ایمیل، می‌توانید یکی از عبارت‌های رایج زیر را پیش از امضا و برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی استفاده کنید:

All the best, با آرزوی بهترین‌ها

Best, با آرزوی بهترین‌ها (صمیمنه‌تر)

Best regards, با بهترین احترام‌ها

Best wishes, با بهترین آرزوها

Fond regards, با احترام

Kind regards, با مهر و احترام

Looking forward to hearing from you, منتظر پاسخ شما هستم

Regards, احترامات

Sincerely, ارادتمند

Sincerely yours, ارادتمند شما

Thank you, متشکرم

Thanks again, باز هم متشکرم

With appreciation, با قدردانی

With gratitude, با قدردانی


امضا

در ایمیل رسمی انگلیسی باید در انتها اسم و فامیل خود را بنویسید و بعد از گذاشتن یک ویرگول به خط بعدی بروید. در آخرین خط هم باید موقعیت شغلی یا عنوان اجتماعی خود را (در صورتی که چنین عنوانی دارید) بیان کنید. در غیر این صورت، پس از نوشتن نام و نام خانوادگی، ایمیل شما تمام می‌شود.


مطالعه بیشتر: چگونه املا زبان را یاد بگیریم؟ 


اصطلاحات مربوط به ایمیل

برای این‌که مراحل آموزش نوشتن ایمیل به انگلیسی تمام شود، بهتر است با اصطلاحات رایج در این زمینه آشنا شوید. در ادامه تعدادی از آن‌ها را به شما معرفی می‌کنیم. دقت کنید که از هر اصطلاح و عبارت در جای درست خود استفاده کنید.

نوشتن ایمیل به انگلیسی

تعارفات و احوالپرسی های رایج ابتدای ایمیل

برای شروع یک ایمیل رسمی به انگلیسی می‌تونید به‌سادگی از عبارت‌های Hello (سلام)، Good morning (صبح به‌خیر)، Good afternoon (بعدازظهر به‌خیر) و Good evening (عصر به‌خیر) استفاده کنید. ممکن است بخواهید این سلام را با یک تعارف رسمی مانند I am pleased to write to you (از این‌که برای شما می‌نویسم خوشبختم) بیان کنید. یا مثلاً بگویید:

I am proud of having the chance to contact you.

مفتخرم که فرصت مکاتبه با شما را دارم.

عبارات مناسب برای شروع ایمیل

حال که دیگر آماده نوشتن متن اصلی ایمیل انگلیسی هستید، ممکن است یکی از عبارت‌های زیر به شما کمک کند:

We are writing to inform you that…  (to confirm/ to request/ to enquire about)

این را نامه را به شما می‌نویسم تا اطلاع دهیم... (تأیید کنیم/ درخواست کنیم/ بپرسیم)

I am contacting you for the following reason...

من به دلیلی که در ادامه می‌آید با شما تماس می‌گیرم.

I am writing to tell you about ...

برای شما می نویسم تا درباره ... به شما بگویم.

اصطلاحات مربوط به بیان درخواست

اگر می‌خواهید در نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی درخواستی را مطرح کنید یا درباره یک خواهش حرف بزنید، بهتر است که درخواست خود را با لحن و کلمات مناسب بیان کنید. عبارت‌های زیر می‌تواند برای این منظور کمک‌کننده باشد.

We would appreciate it if you would…

سپاسگزار خواهیم بود اگر شما …

I would be grateful if you could...

اگر بتوانید... موجب امتنان است.

Could you possibly tell us...

امکانش هست که شما به ما بگویید...؟

In addition, I would like to receive...

علاوه برآن، می‌خواهم که ... را دریافت کنم.

It would be helpful if you could send us...

به ما کمک می‌کند اگر بتوانید برای ما ... را بفرستید.

اعلام موافقت و پذیرش درخواست

اگر می‌خواهید خبر خوبی را در ایمیل بگویید یا با پیشنهاد و درخواستی که قبلاً مطرح شده موافقت کنید، جملات زیر می‌توانند شروع خوبی برای این منظور باشند:

We are pleased to announce that...

خرسندیم که به شما اطلاع دهیم که...

I am delighted to inform you that...

خوشحالم که به اطلاع شما برسانم که...

You will be pleased to know that ...

خوشحال خواهید شد اگر بدانید...

اعلام عدم پذیرش و رد درخواست

اگر می‌خواهید با نوشتن ایمیل انگلیسی به کسی خبر بدهید که با درخواست او موافقت نشده است، می‌توانید متن خود را با این جمله‌ها شروع کنید:

We regret to inform you that...

متأسفیم که باید به شما اطلاع بدهیم که...

I’m afraid it would not be possible to...

متأسفانه امکان‌پذیر نیست که...

Unfortunately, we cannot/we are unable to...

متأسفانه، ما نمی‌توانیم / قادر نیستیم که...

After careful consideration we have decided (not) to...

پس از بررسی‌های دقیق، تصمیم گرفتیم (یا نگرفتیم) که...

بیان گله و شکایت

ممکن است ایمیل شما به‌منظور اعتراض یا شکایت به جای خاصی نوشته شود. در این مورد هم دانستن اصطلاح‌ها و عبارت‌های درست و مودبانه که در زبان انگلیسی به‌کار می‌رود، کاملاً ضروری است. به این جمله‌ها توجه کنید:

I am writing to express my dissatisfaction with...

این [ایمیل را] می‌نویسم تا نارضایتی خود را از ... ابراز کنم.

I am writing to complain about...

این [ایمیل را] می‌نویسم تا درباره ... اعتراض کنم.

We regret to inform you that our order n°— is now considerably overdue.

متأسفم که به شما اطلاع می‌دهم سفارش ما به شماره ... به‌شکل قابل ملاحظه‌ای تأخیر دارد.

بیان عذرخواهی

اما اگر برعکس، می‌خواهید به یک ایمیل انگلیسی که حاوی اعتراض یا شکایت است پاسخ بدهید، باید متن خود را با چنین جملاتی آغاز کنید:

We are sorry for the delay in replying...

متأسفیم که در پاسخ به ... تأخیر داریم.

I regret any inconvenience caused...

بابت هر ناراحتی که به‌خاطر ... پیش آمده متأسفم.

I would like to apologize for...

مایلم به‌خاطر ... عذرخواهی کنم.

پیوست کردن فایل و اسناد مرتبط

اغلب ایمیل‌های رسمی انگلیسی شامل فایل‌هایی هستند که به آن ایمیل پیوست شده‌‌است. در برخی از ایمیل‌ها نیاز به بارگذاری فایل است. در این قسمت آن فایل مورد نیاز را بارگذاری می‌کنیم و درباره آن به دریافت‌کننده ایمیل اطلاع می‌دهیم. به مثال زیر توجه کنید:

I am attaching my cv for your consideration.

رزومه خود را پیوست می‌کنم تا آن را بررسی کنید.

please see the statement attaching.

لطفاً نامه پیوست را ملاحظه کنید.

بیان تشکر

این بخش زمانی استفاده می‌شود که مثلاً یک مشتری یا متقاضی با شرکت شما تماس گرفته یا درباره خدمات شما به اطلاعاتی نیاز دارد. برای این کار باید از عبارت Thank you for contacting us (ممنون که با ما تماس گرفتید) استفاده کنید. اما اگر مشتری نبود و برای یک نفر ایمیلی فرستادید و او به شما پاسخ داد، از یکی از این دو عبارت زیر استفاده کنید:

Thank you for your reply.

بابت پاسخ شما متشکرم.

Thanks for getting back to me.

ممنونم که پاسخ دادید.

خداحافظی و امیدواری از ارتباطات آینده

اگر ایمیل خود را یک مکاتبه ادامه‌دار در نظر می‌گیرید، می‌خواهید درخواست نامه را بعداً پیگیری کنید یا منتظر پاسخی از مخاطب ایمیل‌تان هستید، نوشتن این عبارت‌ها مناسب است:

Looking forward to hearing from you.

منتظر شنیدن (خبری) از شما هستم.

Looking forward to receiving your comments.

منتظر دریافت مدارک شما هستم.

An early reply would be appreciated.

پاسخ سریع شما موجب امتنان است.


تقویت مهارت‌های زبان انگلیسی به کمک منابع آموزشی

اگر در زبان انگلیسی به‌اندازه کافی مهارت داشته باشید، می‌توانید بدون هیچ مشکلی ایمیل و نامه بنویسید و در مواقع ضروری نیازهای خود را برطرف کنید. پس بهتر است بر طبق یک برنامه‌ریزی منظم، مهارت‌هایی را که در آن ضعیف هستید، بشناسید و سپس در راستای از بین بردن نقاط ضعف خود قدم بردارید. انتشارات جنگل، منابع مختلفی برای تقویت هر یک از مهارت‌های زبان انگلیسی چاپ کرده‌است. شما با کمک این کتاب‌های آموزشی می‌توانید مطابق با استانداردهای روز دنیا، مهارت‌های خود را تقویت کنید.

منبع:
به اشتراک بگذارید :

نظر دهید

گزارش